დღევანდელ ინფორმაციულ ერაში, სწრაფი მომსახურება ერთ-ერთი უმნიშნელოვანესი ფაქტორია მომხმარებელთა შენარჩუნებაში. მიუხედავად იმისა, რომ დღესდღეობით მომხმარებლები კომპანიასთან ურთიერთობის მრავალარხიან საშუალებებს მოითხოვენ (იმეილი, ლაივ ჩატი, სოც მედია გამოხმაურება და ა.შ.), მათი 70%-ზე მეტი, კომპანიის სერვისების შესახებ ინფორმაციის სწრაფი მიღების საუკეთესო მეთოდად, კვლავაც სატელეფონო ზარს ასახელებს, შესაბამისად, ქოლცენტრების ინდუსტრია, დღემდე ყველაზე სწრაფად მზარდი მომსახურების სფეროა.

ამ ტენდენციებიდან გამომდინარე, სულ უფრო და უფრო მეტი კომპანია არჩევს ვირტუალური ქოლცენტრის მოწყობას. ვირტუალური ქოლცენტრების იმპლემენტაცია კომპანიებს მრავალ უპირატესობებს სთავაზობს:

1) ხარჯის შემცირება – განსხვავებით ტრადიციული ქოლცენტრებისგან, ვირტუალური ქოლცენტრი არ მოითხოვს დიდ ინვესტიციას აპარატურული და ტექნოლოგიური მხარის გასამართად. ქოლცენტრის აწყობა ხდება ვოიპ პროვაიდერის ხელთ არსებულ აპარატურაზე, რაც ამარტივებს პროცესს და კომპანიებს ათავისუფლებს საწყისი ხარჯებისაგან.

2) სწრაფი და მარტივი ინტეგრაცია – რამდენადაც სატელეფონო სისტემის გამართვა პროვაიდერის მხარეს ხდება, კომპანიას აღარ ესაჭიროება დიდი დროის დახარჯვა საჭირო აპარატურის შერჩევას, კომპანიის შიდა ინფრასტრუქტურის გამართვასა და სისტემის ტექნიკურ მონიტორინგზე. ვოიპ პროვაიდერების უმეტესობა, 24/7 ტექნიკურ სერვისსაც საკუთარ თავზე იღებს, რაც კომპანიებს ასევე ათავისუფლებს სატელეფონო სისტემის მოვლისათვის საჭირო სპეციალური კადრის დაქირავების ხარჯებისაგან. ვირტუალური ქოლცენტრის ინტეგრაციისთვის, კომპანიებს მხოლოდ ინტერნეტის შიდა ქსელი ესაჭიროებათ, რაც ოფისების უმეტესობაში უკვე გამართულია. კომპანიებს ასევე აქვთ არჩევანი, შეიძინონ ვოიპ ტელეფონები ან ისარგებლონ უფასო კომპიუტერული აპლიკაციით.

3) პროგრესული ქოლცენტრის მონიტორინგი რეალურ დროში – ვირტუალური ქოლცენტრის შერჩევის შემთხვევაში, კომპანიებს შესაძლებლობა ეძლევათ, ისარგებლონ პროგრესული ქოლცენტრის მონიტორინგის სისტემით და მიიღონ წვდომა სრულ სატელეფონო სტატისტიკაზე, სატელეფონო სისტემის დატვირთვისა და მოლოდინის დროის ხანგრძლივობის შესახებ დღის ყველაზე დატვირთულ პერიოდებში. მნიშვნელოვანია, რომ ქოლცენტრის მონიტორინგის პროგრმა მენეჯერებს საშუალებას აძლევს, მოახდინონ სისტემის მონიტორინგი და გამოიყენონ მისი მძლავრი ფუნქციონალი როგორც ქოლცენტრის ოპერატორების სწრაფი და ეფექტური ტრენინგისათვის, ასევე მოახდინონ ნებისმიერი პრობლემებსა თუ სისტემის დატვირთვაზე მყისიერი რეაგირება.

4) გეოგრაფიული შეზღუდვების მოხსნა – ვირტუალური ქოლცენტრი ხსნის იმის შეზღუდვას, რომ ყველა ოპერატორი აუცილებლად ერთ საოფისე სივრცეში უნდა იყოს მობილიზებული. კომპანიებს, რომლებსაც რამდენიმე ოფისი გეოგრაფიულად დაშორებულ წერტილებში აქვთ, გაერთიანებული ქოლცენტრის აწყობა შეუძლიათ. სერვისის უპირატესობები ოპერატორების დისტანციურად, რიმოუთ მუშაობის რეჟიმსაც გულისხმობს.

5) გაზრდილი პროდუქტიულობა – ვირტუალური ქოლცენტრი, გარდა სტანდარტული მომსახურებისა (ხმოვანი მისალმება, ინტერაქტიული მენიუ, ზარების გადამისამართება და ა.შ.), გვთავაზობს უფრო თანამედროვე ფუნქციებსაც, როგორიცაა შემომავალი ზარების პრიორიტეტიზაციის მრავალფეროვანი ალგორითმები, ქოლცენტრის ოპერატორების თემატური ჯგუფების შექმნა, რეალურ დროში მიმდინარე ზარების, ოპერატორების სტატუსის და მოლოდინში მყოფი ზარების შესახებ ინფორმაციაზე წვდომა და სხვა მრავალი ფუნქცია, რაც დაგეხმარებათ ქოლცენტრის პროდუქტიულობის ამაღლებისათვის;

6) გაფართოების საშუალება– სულ ერთია ვირტუალურ ქოლცენტრს ერთ ტელეფონიანი სისტემით იწყებთ თუ 10 ტელეფონიანი, სისტემის არჩევისას, ქოლცენტრში ოპერატორების და თანამშრომლებისთვის შიდა ნომრების დამატება სწრაფი და მარტივი პროცესია. ეს განსაკუთრებით მნიშნელოვანია სეზონური პროდუქციის მწარმოებელი კომპანიებისთვის, რომელსაც შესაძლოა ერთ სეზონზე 5 და მეორე სეზონზე 50-მდე ოპერატორი ესაჭიროებოდეს. სისტემა არ მოითხოვს ტექნიკური თანამშრომლებიც ყოლის აუცილებლობას.